Inventur in der Küche: Ablauf, Lagerorte, typische Fehler

Warum ohne Inventur jede Quote Schätzung bleibt

Der Wareneinsatz braucht Anfangs- und Endbestand, und beide kommen aus der Inventur. Wer nicht zählt, kennt weder seinen Verbrauch noch seinen Schwund: Verderb, Bruch und Fehlmengen bleiben unsichtbar und tauchen erst in der Jahresauswertung auf, als unerklärlicher Posten. Die Rechnung dahinter: Wareneinsatz berechnen: Formel, Rechner und Zielwerte

Vorbereitung: feste Lagerorte

Die halbe Inventur passiert vor dem Zählen. Jeder Artikel bekommt einen festen Lagerort (Kühlhaus, Trockenlager, Tiefkühlung, Bar), und innerhalb des Lagerorts gilt: Neues nach hinten, Altes nach vorn. Diese Ordnung beschleunigt nicht nur das Zählen, sie senkt nebenbei den Verderb, weil nichts mehr hinter der neuen Lieferung verschwindet.

Der Ablauf in fünf Schritten

1. Stichtag festlegen und jeden Monat beibehalten, am besten der Monatsletzte nach Küchenschluss oder vor der ersten Lieferung.
2. Je Lagerort zählen, immer in derselben Reihenfolge, damit nichts doppelt oder gar nicht erfasst wird.
3. Anbruch anteilig schätzen, aber immer nach derselben Methode (halbe Dose ist eine halbe Dose, nicht heute die Hälfte und nächsten Monat „fast leer").
4. Zu Einstandspreisen bewerten, nicht zu Verkaufspreisen.
5. Abschließen und festschreiben: Eine verantwortliche Person prüft und schließt die Inventur ab. Danach wird nichts mehr geändert, sonst ist die Zahl beim nächsten Vergleich wertlos.

Die häufigsten Fehler

1. Wechselnde Stichtage: Mal der 28., mal der 3., damit sind die Monate nicht vergleichbar.
2. Bewertung zu Verkaufspreisen: macht den Bestand künstlich groß und die Quote künstlich schön.
3. Anbruch ignorieren oder würfeln: gerade bei teuren Artikeln summiert sich das.
4. Zählen ohne Lagerordnung: doppelt gezählt, übersehen, geschätzt.
5. Nachträgliche Korrekturen: Wer nach dem Abschluss „noch etwas gefunden" einträgt, kann die Zahlen niemandem mehr erklären.

Die Inventur-Vorlage: welche Spalten sie braucht

Eine brauchbare Inventurliste ist keine Tabelle mit allem, sondern eine mit genau den Spalten, die die Rechnung braucht. Mehr Spalten heißt mehr Fehler beim Zählen um Mitternacht.

Was nicht hineingehört: Verkaufspreise, Lieferanten, Mindesthaltbarkeit. Das sind andere Listen. Wer alles in eine Tabelle packt, bekommt eine, die niemand mehr pflegt.

Ist die Inventur Pflicht?

Für den Jahresabschluss ja: Wer bilanziert, muss zum Ende des Geschäftsjahres eine Inventur machen, das ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch. Die monatliche Inventur, um die es in diesem Artikel geht, schreibt kein Gesetz vor. Sie ist trotzdem die wichtigere, weil die Jahresinventur nur sagt, was am Ende übrig war, und nicht, in welchem Monat es verschwunden ist. Wer zwölf Monatswerte hat, kann steuern. Wer einen Jahreswert hat, kann nur noch erklären.

Inventur-App oder Tabelle?

Für einen Betrieb mit einer Küche reicht eine gepflegte Tabelle, wenn zwei Dinge stimmen: Die Artikel sind mit Einstandspreisen hinterlegt, und niemand ändert die Struktur zwischen zwei Monaten. Eine App lohnt sich, sobald mehrere Personen zählen, mehrere Lagerorte parallel laufen oder die Inventurwerte direkt in die Wareneinsatz-Rechnung fließen sollen, statt abgetippt zu werden. Der Fehler passiert selten beim Zählen, meistens beim Übertragen. Was eine App dafür können muss: Artikelstamm mit Einstandspreisen, Lagerorte, eine Prüfansicht vor dem Abschluss und einen Abschluss, nach dem nichts mehr änderbar ist.